Por eso, el procurement hotelero no consiste solamente en comprar FF&E y OS&E.
Consiste en mantener conectadas las decisiones necesarias para que aquello que fue especificado llegue correctamente al proyecto cuando se necesita.
El control empieza antes de comprar
Cuando una solicitud de cotización llega a un proveedor, muchas decisiones deberían estar suficientemente definidas.
¿Qué estamos cotizando? ¿Qué incluye? ¿Cuántas piezas necesitamos? ¿Cuándo las necesita el proyecto?
Si estas respuestas continúan abiertas, la cotización puede avanzar, pero la incertidumbre también.
Dos proveedores pueden presentar propuestas bajo el mismo nombre de partida y, sin embargo, estar ofreciendo productos, alcances o condiciones diferentes.
Cotizar no elimina la incertidumbre de una especificación incompleta. La traslada a la siguiente etapa.
Comprar tampoco significa estar listo para fabricar
Una partida puede estar contratada y todavía tener decisiones pendientes: un acabado, una muestra, una dimensión o información necesaria para iniciar producción.
Por eso, la fecha de contratación y la fecha en que una pieza realmente puede entrar a fabricación no necesariamente son la misma.
Saber qué está comprado es importante. Saber qué está realmente en condiciones de avanzar lo es aún más.
Y ahí el programa empieza a depender de algo más que fechas: depende de decisiones.
Los retrasos rara vez empiezan el día en que los vemos
Una definición pendiente puede retrasar una aprobación. Una aprobación tardía puede mover fabricación. Fabricación puede modificar un embarque. Y un embarque puede afectar instalación.
La cadena y sus uniones
El riesgo no vive sólo dentro de cada etapa: vive también en las uniones.
Cuando una habitación terminada está esperando mobiliario, el origen del problema puede encontrarse meses atrás.
En procurement, cada decisión condiciona la siguiente.
Por eso, mantener visibilidad durante el proceso permite detectar riesgos cuando todavía existen alternativas para resolverlos.
El mayor riesgo puede estar entre una etapa y otra
En un proyecto hotelero participan propietarios, operadores, diseñadores, proveedores, fabricantes, logística, obra e instaladores.
Cada equipo puede estar haciendo correctamente su trabajo y, aun así, el proyecto puede estar perdiendo tiempo.
El proveedor puede estar esperando una definición. Logística, una fecha de fabricación. Obra, una fecha de llegada.
Todos pueden estar avanzando, pero la información puede no estar avanzando al mismo ritmo.
Ahí aparece uno de los mayores riesgos del procurement: las interfaces entre decisiones, responsables y etapas.
Entonces, ¿qué significa mantener procurement bajo control?
No significa eliminar todos los cambios o incidencias.
Significa hacerlos visibles a tiempo.
El propietario necesita saber qué continúa pendiente, qué decisión está deteniendo una partida, qué puede afectar el programa y dónde necesita intervenir.
No se trata de recibir más información.
Se trata de tener la información necesaria para tomar decisiones.
Procurement Management permite mantener una visión transversal desde la especificación hasta fabricación, calidad, logística, instalación y cierre, de acuerdo con el alcance de cada proyecto.
Su valor no está simplemente en gestionar una compra.
Está en mantener conectada una cadena de decisiones antes de que sus desviaciones se conviertan en problemas de costo, calidad o programa.
Porque entre una pieza especificada y una pieza correctamente instalada existe mucho más que una orden de compra.
Más control. Menos incertidumbre. Mejores decisiones.
Artículo anterior
FF&E y OS&E en hotelería: qué son y por qué su gestión impacta mucho más que el presupuesto →Preguntas frecuentes
Es la gestión coordinada de las decisiones y actividades necesarias para llevar las adquisiciones desde su definición hasta fabricación, logística, instalación y cierre, según el alcance del proyecto.
No. Comprar es una parte del proceso. Procurement también considera especificaciones, proveedores, tiempos, fabricación, calidad, logística e instalación, según el alcance.
Antes de emitir órdenes de compra, cuando las especificaciones y el programa empiezan a definir qué necesita adquirirse y cuándo será necesario.
