Ahora multipliquemos esa silla por cientos de habitaciones, áreas públicas, restaurantes, bares y espacios operativos. Ahí empieza la verdadera dimensión del FF&E y OS&E en un proyecto hotelero.
Hablar de FF&E y OS&E puede parecer simplemente hablar de muebles, equipos y artículos necesarios para operar un hotel. Sin embargo, detrás de cada una de estas partidas existe una cadena de decisiones que conecta diseño, presupuesto, proveedores, fabricación, logística, instalación y operación.
Por eso, entender FF&E y OS&E no consiste únicamente en saber qué significan las siglas. Lo importante es entender cómo deben gestionarse dentro del proyecto y qué sucede cuando esas decisiones se toman de manera aislada.
¿Qué significa FF&E?
FF&E significa Furniture, Fixtures & Equipment: mobiliario, accesorios y equipamiento que forman parte del proyecto sin integrarse permanentemente a la estructura del edificio.
Dependiendo del hotel y del alcance del proyecto, puede incluir camas, cabeceras, burós, escritorios, mesas, sillas, sillones, mobiliario de áreas públicas, luminarias decorativas, cortinas, alfombras, espejos, accesorios y mobiliario exterior, entre otros.
La composición exacta puede variar según el proyecto, la marca, los criterios del propietario y la forma en que se hayan estructurado los paquetes de contratación.
Pero desde el punto de vista del proyecto existe una característica importante: muchos elementos FF&E pasan por un proceso de especificación, cotización, revisión técnica, aprobación, fabricación o adquisición, transporte, recepción e instalación.
Y cada una de esas etapas contiene decisiones.
¿Qué significa OS&E?
OS&E significa Operating Supplies & Equipment: suministros y equipos necesarios para que el hotel pueda operar.
Aquí encontramos, dependiendo del alcance, blancos, vajilla, cristalería, cubiertos, utensilios de cocina, pequeños equipos operativos, accesorios de habitaciones, housekeeping y otros artículos relacionados directamente con la operación.
En términos generales, el FF&E equipa el espacio y el OS&E permite operarlo.
La diferencia no siempre es absoluta. Algunos elementos pueden clasificarse de manera distinta dependiendo del operador, del propietario o de la estructura presupuestal del proyecto.
Lo importante es definir claramente qué partidas pertenecen a cada alcance y quién será responsable de especificarlas, aprobarlas, adquirirlas, recibirlas y controlarlas.
Una partida sin responsable claro puede convertirse fácilmente en una partida olvidada.
El verdadero reto no es hacer una lista de FF&E y OS&E
Una lista puede contener miles de piezas y, aun así, no proporcionar suficiente información para comprar correctamente.
Pensemos, por ejemplo, en una silla para una habitación.
Para cotizarla pueden ser necesarios dimensiones, estructura, material, acabado, tela, características de desempeño, cantidad y ubicación.
Si dos proveedores interpretan de manera diferente alguno de estos elementos, pueden presentar precios aparentemente comparables para productos que en realidad no son equivalentes.
Creer que estamos comparando precios cuando en realidad estamos comparando alcances distintos.
Una decisión de FF&E puede afectar cuatro variables al mismo tiempo
En RTRO® vemos el FF&E como parte de un sistema de decisiones que debe proteger principalmente cuatro variables:
El producto adquirido debe conservar la intención del proyecto y las características aprobadas.
Debe existir visibilidad sobre el impacto económico de las decisiones y cambios.
Definición, aprobación, fabricación, transporte e instalación deben responder a la fecha en que el proyecto realmente necesita cada elemento.
El resultado debe funcionar para el uso real que tendrá dentro del hotel.
Optimizar una sola variable ignorando las demás puede generar problemas.
Un producto puede tener un precio atractivo, pero un tiempo de fabricación incompatible con la apertura. Otro puede responder perfectamente a la intención estética, pero no al uso intensivo de una operación hotelera.
La mejor decisión de compra no necesariamente es la opción de menor precio: es aquella que ofrece la mejor respuesta al conjunto de condiciones del proyecto.
¿Dónde empiezan los problemas?
Con frecuencia, los problemas que aparecen durante fabricación o instalación comenzaron mucho antes.
Una especificación incompleta puede producir cotizaciones inconsistentes. Una comparativa incorrecta puede llevar a seleccionar sobre información no equivalente. Una aprobación tardía puede desplazar fabricación. Y una fabricación desplazada puede terminar afectando logística, instalación y apertura.
Visto de manera aislada, cada situación parece pertenecer a un área diferente.
Visto como proceso, existe una relación directa entre ellas.
Cadena del proceso
Cada decisión condiciona la siguiente.
Pasa el cursor
sobre cada etapa
Entonces, ¿qué significa gestionar FF&E y OS&E?
Significa mantener visibilidad sobre las decisiones que conectan cada etapa.
No se trata de controlar por controlar ni de agregar procesos administrativos. Se trata de saber qué está definido, qué sigue pendiente, qué necesita aprobación, qué está contratado, qué se está fabricando, qué riesgo tiene el programa y qué llegará a obra y cuándo.
Cuando estas respuestas existen y están conectadas, el propietario puede tomar decisiones con información.
Cuando no existen, el proyecto empieza a reaccionar.
Más que comprar: mantener el control del proceso
FF&E y OS&E representan una parte visible del hotel terminado, pero detrás de ellos existe una estructura poco visible de decisiones, información, aprobaciones y coordinación.
El procurement bien gestionado busca que esas decisiones ocurran antes de convertirse en problemas de costo, calidad o programa.
Porque el objetivo final no es solamente que una pieza sea comprada.
Es que sea la pieza correcta, con la especificación correcta, al costo validado, con la calidad esperada y disponible cuando el proyecto la necesita.
Más control. Menos incertidumbre. Mejores decisiones.
Continúa en
Procurement hotelero: de la especificación a la instalación, ¿qué debe mantenerse bajo control? →También en esta serie
Del render a la fabricación: lo que una imagen aprobada todavía no resuelve →Preguntas frecuentes
En términos generales, FF&E corresponde al mobiliario, accesorios y equipamiento del espacio, mientras que OS&E comprende suministros y equipos necesarios para operarlo.
Puede incluir mobiliario de habitaciones y áreas públicas, luminarias decorativas, cortinas, alfombras, espejos, accesorios y mobiliario exterior, dependiendo del alcance.
La clasificación puede variar según el propietario, operador, marca y estructura presupuestal del proyecto.
Antes de la compra. Las primeras decisiones comienzan desde la definición y especificación de las partidas.
No. La compra es una parte del proceso; procurement conecta definición, evaluación, contratación, fabricación, logística e instalación, dependiendo del alcance del proyecto.
